E-RECHNUNG MIT RIFA
Die Pflicht kommt.
Der Ablauf steht.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Nach dem Ende der Übergangsfristen ist die strukturierte E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze ab 2028 grundsätzlich verpflichtend.
DIE WICHTIGSTEN FRISTEN
Nicht erst 2028
damit beschäftigen.
Die Vorgaben betreffen nicht pauschal jede Rechnung. Entscheidend sind unter anderem Umsatzart, Rechnungsempfänger und gesetzliche Ausnahmen.
- 2025
E-Rechnungen empfangen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügt rechtlich bereits ein E-Mail-Postfach.
- 2026
Allgemeiner Übergang
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Für elektronische Formate wie ein einfaches PDF ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
- 2027
Übergang für kleinere Aussteller
Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Bestimmte EDI-Verfahren dürfen ebenfalls noch bis dahin genutzt werden.
- 2028
Strukturierte E-Rechnung
Nach Ablauf der Übergänge ist sie bei betroffenen Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
XRECHNUNG IST NICHT DAS EINZIGE FORMAT
XRechnung oder
ZUGFeRD.
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. In Deutschland gebräuchliche Formate sind insbesondere XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen.
RIFA unterstützt XRechnung sowie ZUGFeRD/Factur-X beim Erstellen und Empfangen. Rechnungen, Gutschriften und Stornos bleiben dabei im zugehörigen Vorgang nachvollziehbar.
E-Rechnungsfunktionen in RIFA ansehen ↗HÄUFIGE FRAGEN
Kurz erklärt.
Ist ab 2028 ausschließlich die XRechnung erlaubt?
Nein. Verpflichtend ist grundsätzlich eine strukturierte E-Rechnung, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen sind gebräuchliche zulässige Formate.
Ist eine per E-Mail versandte PDF eine E-Rechnung?
Ein einfaches PDF gilt für Umsätze seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung, weil ihm die erforderlichen strukturierten Rechnungsdaten fehlen.
Müssen Unternehmen schon heute E-Rechnungen empfangen?
Ja. Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich den Empfang ermöglichen. Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
Gilt die Ausstellungspflicht wirklich für jedes Unternehmen und jede Rechnung?
Nein. Es bestehen gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen und Leistungen von Kleinunternehmern. Der konkrete Einzelfall sollte steuerlich geprüft werden.
Stand: März 2026. Diese Übersicht dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen und die aktuelle Verwaltungsauffassung. Aktuelle E-Rechnungs-FAQ des Bundesfinanzministeriums ↗
E-Rechnung praktisch vorbereiten.
Wir zeigen Ihnen, wie RIFA strukturierte Rechnungen in Ihren bestehenden Ablauf einbindet.